會議框架

首先要確定活動的目標和規模。活動之後將獲得什麼效益?設立清晰的目標是舉辦一個成功活動的基礎。

一些可以協助您建立會議/活動框架的技巧

• 確定開會的原因/目標。
• 確定會議的規模和形式。
• 確定參與會議或活動的與會者。是否需要演講嘉賓?
• 確定最合適的活動場地。

制定預算

• 考慮是否需要為某些客人準備禮物或額外的服務。
• 於預算中預留小部份的應急資金，以支付突如其來的額外支出。
• 根據活動流程，考慮是否有其他協辦商的費用支出。
• 每天檢查酒店帳單，避免總帳超資。

場地選擇

• 了解場地選擇考慮要素。會議地點是否偏向公司附近?或靠近其他地點（客戶辦公室/機場）?或渡假式酒店更適合?
• 估計所需會議廳的數量及大小，以及茶歇、分組會議、展覽及餐飲的要求。
• 估計會議所需的時間（是哪種類型的會議，例如工作坊、大型會議等），然後決定哪些設備來滿足需求。
• 如果與會者需要留宿在會議所在的酒店，需確定所需客房數量。
• 如果對目的地或酒店不熟悉，先親身去參觀、遊覽和體驗活動場地，把自己當作是與會者，設身處地去思考。

餐飲安排

• 記得提前詢問與會者是否有特殊餐飲需要（例如：食物過敏、宗教信仰、素食主義等）。
• 確定用餐所需時間。會否提供所有餐飲，或是一部份餐飲由與會者自行安排?

技術需求

• 要求會議室及客房配備無線網路，一些與會者希望設有有線或無線的網路服務。
• 會議室內其他的設備，例如：特別燈光效果或可擕式音訊設備。

消閒活動

• 長時間的會議或需安排中途休息時間。酒店是否有足夠的室內或室外空間讓與會者休息?
• 因應與會者的日程，向酒店禮賓部咨詢當地遊覽景點資料並作出適當建議給與會者。
• 如果時間允許，要求酒店給與會者一份消閒活動的清單（例如：觀光遊覽、戶外運動等），讓他們在空餘時間作當地探索。
• 可以準備酒店地圖/位置地圖予與會者。