会议框架

首先要确定活动的目标和规模。活动之後将获得什麽效益?设立清晰的目标是举办一个成功活动的基础。

一些可以协助您建立会议/活动框架的技巧

• 确定开会的原因/目标。
• 确定会议的规模和形式。
• 确定参与会议或活动的与会者。是否需要演讲嘉宾?
• 确定最合适的活动场地。

制定预算

• 考虑是否需要为某些客人准备礼物或额外的服务。
• 於预算中预留小部份的应急资金，以支付突如其来的额外支出。
• 根据活动流程，考虑是否有其他协办商的费用支出。
• 每天检查酒店帐单，避免总帐超资。

场地选择

• 了解场地选择考虑要素。会议地点是否偏向公司附近?或靠近其他地点（客户办公室/机场）?或渡假式酒店更适合?
• 估计所需会议厅的数量及大小，以及茶歇丶分组会议丶展览及餐饮的要求。
• 估计会议所需的时间（是哪种类型的会议，例如工作坊丶大型会议等），然後决定哪些设备来满足需求。
• 如果与会者需要留宿在会议所在的酒店，需确定所需客房数量。
• 如果对目的地或酒店不熟悉，先亲身去参观丶游览和体验活动场地，把自己当作是与会者，设身处地去思考。

餐饮安排

• 记得提前询问与会者是否有特殊餐饮需要（例如：食物过敏丶宗教信仰丶素食主义等）。
• 确定用餐所需时间。会否提供所有餐饮，或是一部份餐饮由与会者自行安排?

技术需求

• 要求会议室及客房配备无线网路，一些与会者希望设有有线或无线的网路服务。
• 会议室内其他的设备，例如：特别灯光效果或可擕式音讯设备。

消闲活动

• 长时间的会议或需安排中途休息时间。酒店是否有足够的室内或室外空间让与会者休息?
• 因应与会者的日程，向酒店礼宾部咨询当地游览景点资料并作出适当建议给与会者。
• 如果时间允许，要求酒店给与会者一份消闲活动的清单（例如：观光游览丶户外运动等），让他们在空馀时间作当地探索。
• 可以准备酒店地图/位置地图予与会者。